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Formation Property Manager

Maîtrisez l'accueil en bas d'immeuble : gestion du hall, relation avec les occupants, interface avec le property manager et reporting quotidien.

🏢 Gestion de hall
🤝 Relation occupants
🏆 Certification
🏢
Module 1 — Le rôle en Property Management
Comprendre l'écosystème et vos missions
Comprendre votre environnement
Le property manager et vous
Le property manager (gestionnaire immobilier) vous confie l'accueil en bas d'immeuble. Vous devenez le visage quotidien du bâtiment pour tous ses occupants.

🏢 Qu'est-ce qu'un Property Manager ?

Le property manager est le gestionnaire d'un immeuble de bureaux pour le compte du propriétaire. Il est responsable de la valorisation du bien, de l'entretien, de la relation avec les locataires (entreprises occupantes) et de la gestion technique. Vous êtes son représentant quotidien sur le terrain.

👥 Vos interlocuteurs quotidiens

  • Les locataires — entreprises occupantes de l'immeuble
  • Les visiteurs des locataires (clients, fournisseurs)
  • Les prestataires techniques (maintenance, nettoyage, sécurité)
  • Le property manager et son équipe de gestion
  • Les livreurs et coursiers

📋 Vos missions principales

  • Accueil et orientation des visiteurs
  • Gestion des accès : badges, clés, portiques
  • Interface entre occupants et property manager
  • Surveillance du hall et des espaces communs
  • Gestion des clés et accès techniques
  • Reporting quotidien des incidents
6h-20h
Amplitude horaire type
50-200
Passages quotidiens moyens
1er
Contact de l'immeuble
🎯 Votre valeur ajoutée : vous êtes la mémoire vivante de l'immeuble. Vous connaissez les habitudes de chaque occupant, les prestataires réguliers, les particularités techniques. Cette connaissance fait de vous un maillon indispensable.
Module 1
🚪
Module 2 — Gestion du hall d'immeuble
De l'ouverture à la fermeture
Le hall, votre territoire
Votre journée type en 3 temps
Le hall est la carte de visite de l'immeuble. Son état, son ambiance et votre professionnalisme reflètent directement la qualité de la gestion.

🌅 OUVERTURE DU SITE (arrivée J-15 min)

  • Arriver 15 minutes avant l'ouverture officielle
  • Vérifier l'état du hall : propreté, éclairage, température
  • Allumer les écrans d'information et vérifier les messages
  • Préparer le registre des visiteurs (papier ou tablette)
  • Vérifier le fonctionnement des portiques et lecteurs de badges
  • Contrôler les livraisons matinales (presse, colis nuit)
  • Faire un tour de hall complet : plantes, mobilier, affichage

☀️ EN JOURNÉE — Le flux continu

  • Accueillir chaque visiteur avec le sourire et professionnalisme
  • Maintenir le hall propre et ordonné en permanence
  • Gérer les flux aux heures de pointe (8h-9h30, 12h-14h, 17h-18h30)
  • Traiter les demandes des occupants (réservation de salle, courrier, renseignements)
  • Signaler immédiatement les dysfonctionnements au property manager
  • Gérer les livraisons et colis : réception, enregistrement, notification
  • Accueillir et orienter les prestataires techniques
  • Tenir le main courante à jour

🌙 FERMETURE DU SITE

  • Vérifier que tous les visiteurs sont sortis (registre à jour)
  • Rédiger le rapport de journée : incidents, demandes, passages
  • Sécuriser les accès : fermeture des portes, activation de l'alarme
  • Transmettre les consignes à l'agent de nuit ou au gardien
  • Ranger le poste d'accueil et éteindre les équipements
🔧 Scénario — La panne d'ascenseur
Il est 9h15. Un occupant du 8ème étage vous signale que l'ascenseur B est en panne. Plusieurs personnes attendent dans le hall. Que faites-vous ?
Votre réaction :
A — J'essaie de réparer l'ascenseur moi-même
B — Je note l'incident, appelle le prestataire ascenseur, informe le property manager, oriente les occupants vers l'ascenseur A et l'escalier, et affiche un avis
C — Je dis aux occupants que ce n'est pas de mon ressort et qu'ils doivent prendre l'escalier
💡 La main courante est votre outil le plus précieux. Notez-y TOUT : heures d'arrivée des prestataires, incidents, demandes des occupants, passages inhabituels. C'est la mémoire de l'immeuble et la preuve de votre professionnalisme.
Module 2
🤝
Module 3 — Relation avec les occupants
Construire la confiance et gérer les réclamations
L'humain au coeur du métier
Devenir le partenaire de confiance
La relation quotidienne avec les occupants est l'aspect le plus humain et stratégique de votre métier. Votre attitude détermine la satisfaction globale.

✅ Construire la confiance

  • Apprendre les noms et visages des occupants réguliers
  • Être proactif : « Bonjour M. Martin, votre colis DHL est arrivé ce matin »
  • Être réactif : traiter les demandes dans l'heure
  • Communiquer de façon professionnelle et bienveillante
  • Tenir ses engagements : si vous promettez un rappel, rappelez
  • Sourire — même les jours difficiles

📞 Gérer les réclamations

  • Écouter attentivement sans interrompre, même si l'occupant est agacé
  • Reformuler pour montrer que vous avez compris
  • Prendre note par écrit devant la personne
  • Transmettre au property manager si nécessaire
  • Assurer un suivi et informer de l'avancement
  • Ne JAMAIS dire « ce n'est pas mon problème »

⚠️ Gérer les conflits entre occupants

  • Ne JAMAIS prendre parti entre deux occupants
  • Rester factuel et neutre : « Je comprends votre point de vue »
  • Proposer une solution temporaire si possible
  • Orienter vers le property manager pour les sujets sensibles
  • Consigner l'incident dans la main courante
⚠️ Cas typique : Le locataire du 3ème se plaint du bruit du locataire du 4ème. Vous ne devez pas juger ni trancher. Notez la plainte, informez le property manager, et dites à l'occupant que sa réclamation sera traitée.
😤 Scénario — L'occupant mécontent
Mme Durand, directrice d'une entreprise au 5ème étage, arrive furieuse : « La climatisation ne fonctionne pas depuis 3 jours ! J'ai déjà signalé le problème deux fois ! C'est inadmissible ! »
Votre réaction :
A — Vous écoutez, reformulez, vérifiez l'historique dans la main courante, appelez le property manager immédiatement devant elle et lui donnez un délai de rappel précis
B — Vous lui dites que le technicien passera quand il sera disponible
C — Vous lui expliquez que la climatisation n'est pas de votre responsabilité
Module 3
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Quiz Final — Property Manager
8 questions pour valider vos acquis
Certification
Testez vos connaissances
Score minimum : 6/8 pour obtenir la certification.
🏆
Certification Property Manager

Formation Accueil Property Manager — Pluri'Elles

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